Przechowywanie dokumentacji księgowej to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Nie tylko wynika on z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego, ale także może okazać się niezbędny w przypadku kontroli urzędowej lub dochodzenia roszczeń. Okres archiwizacji różni się w zależności od rodzaju dokumentu, dlatego warto wiedzieć, jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty księgowe, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.
Podstawowe zasady przechowywania dokumentów księgowych
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, większość dokumentów księgowych, takich jak księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz dowody księgowe, należy przechowywać przez co najmniej 5 lat. Okres ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą te dokumenty. Oznacza to, że dokumenty z 2025 roku powinny być przechowywane do końca 2031 roku.
Dokumentacja kadrowa i ZUS – ile lat trzeba ją przechowywać?
W przypadku dokumentacji pracowniczej, takiej jak akta osobowe czy listy płac, obowiązuje znacznie dłuższy okres archiwizacji. Dokumenty dotyczące zatrudnienia przechowuje się 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem, natomiast dla nowo zatrudnionych od 2019 roku okres ten skrócono do 10 lat, pod warunkiem złożenia odpowiedniej dokumentacji do ZUS. Dokumenty związane ze składkami na ubezpieczenia społeczne, w tym deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA, przechowuje się przez 5 lat.
Uproszczona księgowość a obowiązki archiwizacyjne
Przedsiębiorcy prowadzący uproszczoną księgowość, taką jak podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR), również są zobowiązani do przechowywania dokumentacji przez co najmniej 5 lat. Dokumenty kosztowe i sprzedażowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z KPiR, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem. Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny.
Prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także elementem dobrej praktyki biznesowej, zapewniającym bezpieczeństwo i porządek w firmowej dokumentacji.
