Fundacje i stowarzyszenia, mimo swojej specyfiki działania, podlegają przepisom prawa pracy oraz regulacjom dotyczącym wynagrodzeń, podobnie jak przedsiębiorstwa komercyjne. Obsługa kadrowo-płacowa w tego typu organizacjach wymaga jednak dodatkowej wiedzy z zakresu finansowania zewnętrznego, rozliczania projektów oraz zarządzania środkami pochodzącymi z dotacji czy darowizn. Odpowiednie prowadzenie dokumentacji pracowniczej, naliczanie wynagrodzeń i rozliczanie składek ZUS wpływa na prawidłowe funkcjonowanie organizacji pozarządowych. Na co zwracać uwagę?
Zatrudnianie pracowników i rozliczanie wynagrodzeń
Fundacje i stowarzyszenia, mimo że często opierają swoją działalność na pracy wolontariuszy, zatrudniają również pracowników etatowych oraz osoby na podstawie umów cywilnoprawnych. Mogą to być zarówno umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawne, w tym umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Każdy z tych rodzajów zatrudnienia wiąże się z odmiennym sposobem rozliczania wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Specyfika rozliczania wynagrodzeń w organizacjach non-profit
Fundacje i stowarzyszenia często finansują swoje działania ze środków pochodzących z dotacji, grantów lub darowizn. W związku z tym wynagrodzenia pracowników mogą być pokrywane z różnych źródeł finansowania, wymagających precyzyjnego przypisywania kosztów do odpowiednich projektów.
Najważniejsze aspekty obsługi kadrowo-płacowej w organizacjach non-profit to:
- podział wynagrodzeń na różne źródła finansowania – w przypadku projektów unijnych lub grantowych każda złotówka musi być rozliczona zgodnie z zasadami danej instytucji finansującej;
- rozliczanie składek ZUS i podatków – obowiązki pracodawcy obejmują odprowadzanie składek i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- obsługa umów cywilnoprawnych – organizacje często zatrudniają ekspertów, szkoleniowców czy wolontariuszy na podstawie umów zlecenia, które również wymagają odpowiedniego naliczania składek i podatków.
Kwestie związane z wolontariatem i świadczeniami pozapłacowymi
W organizacjach pozarządowych ważną rolę odgrywają wolontariusze, których praca nie jest wynagradzana w tradycyjny sposób. Pomimo braku obowiązku wypłaty wynagrodzeń, fundacje i stowarzyszenia muszą zapewnić im odpowiednie warunki pracy, a w niektórych przypadkach także ubezpieczenie.
Ważne aspekty dotyczące wolontariatu i świadczeń pozapłacowych:
- umowy o wolontariat – powinny zawierać informacje o zakresie obowiązków oraz ewentualnym zwrocie kosztów poniesionych przez wolontariusza:
- ubezpieczenie NNW – w przypadku długoterminowego zaangażowania wolontariusza organizacja może zapewnić mu ochronę ubezpieczeniową:
- świadczenia rzeczowe – niektóre fundacje oferują wolontariuszom zwrot kosztów podróży, wyżywienia czy zakwaterowania, co również podlega określonym regulacjom podatkowym.
Outsourcing obsługi kadrowo-płacowej – czy to dobre rozwiązanie dla NGO?
Ze względu na złożoność procesów związanych z zarządzaniem kadrami i płacami, coraz więcej organizacji decyduje się na outsourcing usług księgowych i kadrowych. Zewnętrzne firmy specjalizujące się w obsłudze organizacji non-profit mogą nie tylko zadbać o poprawność rozliczeń, ale także wspierać w zakresie optymalizacji kosztów oraz zgodności z przepisami dotyczącymi finansowania publicznego. Prowadzona przez nas obsługa kadrowo-płacowa w Krakowie zapewnia prawidłowe naliczanie wynagrodzeń oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, co jest szczególnie istotne w przypadku organizacji korzystających z finansowania publicznego. Powierzenie obsługi kadrowo-płacowej profesjonalistom pozwala fundacjom i stowarzyszeniom skupić się na realizacji swojej misji, jednocześnie eliminując ryzyko błędów księgowych i związanych z nimi konsekwencji prawnych.
Podsumowując, obsługa kadrowo-płacowa w fundacjach i stowarzyszeniach wymaga specjalistycznej wiedzy i dokładności. Prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń, składek oraz umów wolontariackich ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania organizacji oraz jej zgodności z obowiązującymi przepisami.
